拯救项目经理个人时间的5个技巧

优秀的项目经理都有一个共同点,那就是良好的时间管理能力。专业的项目经理会确保他们的时间投入富有成效,尽可能避免时间浪费。

时间管理叫做GTD,即Getting Things Done——“把事情做完”。把事情做完的核心步骤有五步:收集、处理、管理、执行、回顾。

1收集:所有待做事件信息

人的大脑可以储存很多东西,但也有限,不要相信某些事情发生了很久你还能记得住,在信息爆炸的时代,大脑的重要用途是思考,那些需要记住的事情就让工具去代替我们做吧。

可以将你要做的所有事情,都收集到一起,这些事情统称为“材料”。包括实物资料和脑海中的想法,实物资料包括写了安排的记事本、便利贴,各种文件资料,将它们全都集中放在一个地方;脑海中的想法,包括你的工作安排、自己想要完成的事,则全都列出来写在一张纸上。

尽可能穷尽所有的事情,因为这一步的目的是为清空大脑做准备,如果没有穷尽脑海中安排的事情,就会让这些事情分散了精力。

2处理信息四阶段时间管理论

收集好信息要及时处理,才能避免信息堆积和碎片化。《高效能人士的七个习惯》里提到的“四阶段时间管理理论”:

办事清单

日程表

“短中长”计划

重要紧急矩阵

我们通过四个维度来衡量它们的优缺点:紧急程度、重要程度、优先顺序与动态平衡

第1阶段时间管理工具“办事清单”比较好理解,就是记录下来需要处理的事务,以免忘记。每完成一项任务就打钩或划去,俗称“好记性不如烂笔头”;第2阶段时间管理工具“日程表”,也是我们经常用到的工具,尤其是在手机上的自带应用。

第3阶段时间管理工具“短中长”计划,通过强调时间优先顺序的概念,所以它可以体现出任务的“紧急程度”;第4阶段的“重要紧急矩阵”与之前3阶段的时间管理工具不同之处在于:“重要紧急矩阵”主张关键不在于时间管理,而在于能量管理。

重要紧急矩阵

3管理:一周时间运筹法

好的时间管理方法需要科学合理地记录过去的工作,发现时间浪费之处,找到改进的措施,修正时间方案,再严格按照修正后的方案执行。一周时间运筹法就是这种时间管理方法的代表。

使用一周时间运筹法时,以星期时间为横坐标,标记为从星期一、星期二到星期天,以小时时间为纵坐标,标记为从早晨到晚上,还需要加上备注和总结。如表所示:

一周时间运筹法

对项目经理人而言,周计划和周检讨是最有效、最重要的时间管理手段。

这种情况发生的原因在于计划赶不上变化。如果每天追踪这些变化,就会发现每天的计划实施有效性都在减弱,频繁的情况变动导致经理人只关注眼前的具体工作,往往忘记了整体的方向和目标,很难做到协调和平衡。

所以周计划和周检讨非常重要,可以帮助经理人修正和完善计划。

4执行:高效的番茄工作法

执行是Getting Things Done中最重要的一步,执行过程中的某些事件可以采用高效的番茄工作法来进行。

番茄工作法的原理极其简单:工作25分钟(算做一个番茄时间),休息五分钟。每4个番茄时间后休息时间增加为15分钟,以此循环合适的工作周期。这25分钟就是你的专属番茄时间,请高度集中的完成手头的工作。

番茄工作法

这25分钟尽量让自己保持不被打断的状态!如果你突然想要干其他的紧急的事情,一定要将它写到我们的“突发事件记录表里”并备注原因。

番茄工作法-突发情况记录表

5回顾:经典PDCA循环

PDCA循环相信大家已经很熟悉了,不仅能用在项目管理中,也可以单独用在时间管理中。采用PDCA循环法对长期目标、中期目标和短期目标进行回顾,对工作和其它事情进行回顾,看看哪里做的不好,需要改进,重新做出调整计划。

这四个过程不是运行一次就结束,而是周而复始地进行。一个循环完结,解决一些问题,未解决的问题进入下一个循环,如此阶梯式上升,直到任务完结。

PDCA循环

拖延是我们大多数人存在的问题,管理好自己的时间可以让项目经理更专注于项目的目标,当用笔划掉一项已经完成的工作的时候,也会获得一种真实的成绩感,并驱动你完成更多的工作。

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